Acerca del Teletrabajo

Definición

El teletrabajo comprende el desempeño de las funciones para las que un trabajador fue contratado de manera remota, es decir, a distancia, desde cualquier punto diferente a las instalaciones físicas que hacen parte de la empresa. Haciendo uso de tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), el teletrabajador realiza sus actividades desde su casa, un café internet o un hotel, por ejemplo.

La experiencia en un ambiente laboral tradicional en el fondo es simple y a la larga, limitada: en los horarios convenidos el trabajador se moviliza hasta las instalaciones en las que se ubica su puesto de trabajo, espacio que cuenta con todo lo necesario para el desempeño de sus funciones: computador, conexión a la red, teléfono, etc. Adicionalmente, cuenta con los servicios propios de las instalaciones como cafetería, cuarto de papelería y salas de reuniones de diversos tamaños, entre otros. El día transcurre entre sesiones de trabajo en el espacio asignado, haciendo uso de un computador principalmente y del teléfono, y reuniones en otras oficinas o en cualquiera de las salas dispuestas para tal fin. Al final de la jornada, el trabajador emprende el camino de regreso a casa.

Agrupados de acuerdo con el organigrama de la empresa, para muchos trabajadores la jornada laboral transcurre de la manera descrita. En teoría, todos reunidos en un mismo espacio físico es mejor, así se ha hecho durante cientos de años, ¿cómo podría hacerse de otra manera? Nuestra interacción con los demás miembros del equipo fluirá mejor, seguramente seremos más agiles y efectivos al momento de compartir información y tomar decisiones, pero... ¿Es esto realmente cierto?

Si observa con detenimiento a los trabajadores de su organización y ve algo similar a lo que ve en la foto de arriba, probablemente su organización debe empezar a considerar la adopción del teletrabajo: logrará reducir costos y sus trabajadores tendrán una mejor calidad de vida.

Claramente, el modelo de teletrabajo no aplica a todas las áreas de una organización y depende del tipo empresa. Si ésta se dedica a la manufactura de bolsos, el teletrabajo seguramente solo aplicará a las áreas administrativas, financiera y de diseño, por ejemplo. Como es obvio, esto no aplica a la fábrica como tal, pues ésta demanda de la presencia física de sus trabajadores para el desarrollo del proceso productivo. Si la empresa es una agencia de mercadeo electrónico, en la que el 100% de sus trabajadores están en frente de un computador a lo largo de toda su jornada laboral, con interrupciones para reuniones de coordinación, trabajo en equipo, tomar café o hacer las pausas activas, probablemente una muy buena porción de sus trabajadores puede acogerse al teletrabajo. Prácticamente es posible concluir que a excepción de los trabajadores que hacen parte de las áreas de producción que requieran procesos manuales solo realizables en las instalaciones de la empresa y quienes están al frente de las áreas de servicio al cliente, todos podrían ser candidatos para trabajar en modalidad de teletrabajo, en tiempo completo o en un escenario mixto, en el que en algunos horarios teletrabajarán y en el resto, trabajarán en las instalaciones de la empresa.

El modelo de teletrabajo que se implemente deberá garantizar al trabajador como mínimo que se mantengan la experiencia y las facilidades con las que se cuenta en el modelo de trabajo tradicional. La realidad es que las tecnologías disponibles en la actualidad aseguran no solo que estos aspectos se mantendrán, sino que se mejorarán. Estas tecnologías suplen las facilidades necesarias para que, en un ambiente virtual, de manera remota se garantice la facilidad y efectividad de la dinámica que se da en el mundo laboral en temas como reuniones, facilidad en la comunicación, trabajo en equipo, seguimiento y control, etc. Para cada necesidad hay diversas soluciones que se ofrecen en la modalidad de software como servicio (Software as a Service - SaaS), facilitando su adopción y pagándose como el servicio del agua, es decir, que se paga solo lo que se consume.

Dependiendo del área en la organización, la adopción del teletrabajo implicará la modificación de algunos de sus procesos en mayor o menor escala. En la mayoría de los casos el impacto es menor, dependiendo de la madurez de los procesos y de que tan organizados se encuentren. Es frecuente que un proceso de adopción del teletrabajo empuje a la empresa a organizarse en temas que antes funcionaban, no necesariamente bien, por el hecho de sus actores estar todos juntos en un mismo espacio de trabajo. El teletrabajo replantea las formas de comunicación interna de la organización y por esta razón implica la generación de nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

Definición

Beneficios

Retos

Requerimientos

Mitos

Aspectos Legales

Responsabilidades

Recomendaciones

Preguntas y Respuestas

Beneficios

Para la empresa

Reducción de los costos asociados a la adecuación de oficinas (cubículos, mesas, sillas, redes, TVs, etc) y su alquiler, el pago de servicios públicos y administración.
La empresa no tendrá que limitarse a contratar recurso humano que viva en la ciudad en las que se encuentran sus instalaciones, reduciendo el gasto: es una realidad que el costo de la contratación de recurso humano en Bogotá es mayor al costo de un profesional igualmente calificado en Manizales o Fredonia, por ejemplo.
Posibilidad de contratar profesionales que viven en otros países, que por su especialidad no son fáciles de encontrar localmente.
Reducción de tiempos muertos sin tareas que realizar pues el teletrabajo implica una replanificación del trabajo en donde toman relevancia las horas dedicadas al trabajo y no las horas de permanencia en la oficina. Estar en la oficina no es igual a estar trabajando.
Reducción en problemas de convivencia entre los trabajadores.
Crecimiento sin cambios estructurales.
Mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, que pueden ser compartidos por distintos trabajadores.
Posibilidades de aprovechar los incentivos que diseñan los gobiernos para quienes adopten el modelo de teletrabajo dados los beneficios que implica para la sociedad y el medio ambiente.
Reducción de los tiempos muertos (sin tareas que realizar).

Para el empleado

Aumento de la productividad.
Reducción del gasto en transporte y alimentación.
Disminución en los tiempos de desplazamiento, que se traduce en más tiempo personal para destinar a la familia, las aficiones y las relaciones.
Mayor autonomía, flexibilidad y movilidad
Más tiempo libre, mejor rendimiento que en la oficina, horario flexible, mejor calidad de vida.
Posibilidad de combinar el trabajo profesional con las tareas domésticas.
Menor estrés.
El teletrabajo es una opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden transportarse físicamente a su área de trabajo.
Elección personal del entorno de trabajo.

Retos

Ausencia o debilidad del marco legal definido: por ser el teletrabajo una tendencia relativamente reciente y en evolución, la ausencia de un marco legal o su falta de claridad en temas como derechos y obligaciones del trabajador y de la empresa y todas las implicaciones que tenga en aspectos fiscales, laborales, contractuales, etc., constituye una barrera de entrada en su adopción.

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como:

"Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo". (Artículo 2, Ley 1221 de 2008).

Seguridad de la información: una preocupación que surge al momento de considerar el teletrabajo como una opción para nuestra organización es el de la seguridad de la información. A este respecto se señala que se perderá la confidencialidad de la información que se intercambia durante el teletrabajo o que, por el hecho de trabajar a distancia, documentos de carácter confidencial deben salir del entorno empresarial que supuestamente provee la seguridad tecnológica necesaria para prevenir esta situación.

La preocupación no solamente está en la seguridad relacionada con la transmisión de datos a través de una red informática, sino la seguridad física frente a pérdidas por robo, destrucción o extravíos de documentación.

La verdad es que con o sin teletrabajo, esta situación viene sucediendo desde hace muchos años. Es común a nivel administrativo el uso de computadores portátiles que entran y salen de la empresa con hojas electrónicas y documentos de texto con información confidencial como Estados de PyG, proyecciones y análisis financieros, contratos o presentaciones de estrategias y planes de trabajo. Todo esto debido a que en ocasiones llevamos trabajo para terminar en la casa.

Por otro lado, con la masificación de los celulares inteligentes, el tema se complicó aún más. Sustraer información de importancia de cualquier empresa se demora lo que nos demoramos en tomar unas fotos y enviarlas por Whatsapp. De hecho, todo esto motivó el movimiento BYOD (Bring Your Own Device, “Trae tu propio dispositivo”, en inglés), que no es sino el reconocimiento de que el uso de los celulares inteligentes en una tendencia imparable y que las organizaciones deben poder ofrecer el acceso a los recursos informáticos de la organización desde los dispositivos personales de sus trabajadores como portátiles, tabletas y móviles.

No obstante, es el tema de la seguridad debe estar presente al momento de escoger en nuestra empresa quienes pueden ser candidatos para el teletrabajo, considerando el tipo de información a la que tienen acceso.

Disminución de relaciones sociales
Perdida de contacto humano
repercutir en conflictos familiares
El ambiente en el que el trabajador labora puede no ser el más apto para la realización de sus actividades.
Puede provocar el .
Falta de control en los horarios Algunas veces horarios ilimitados, incluidos los fines de semana.
Algunas personas pueden sentirse aisladas o solitarias debido al poco o nulo contacto social con compañeros de trabajo u otros seres humanos ajenos a la familia.
Se da una menor identificación del trabajador con la empresa.
No todos los trabajadores tienen acceso o manejan las tecnologías de la información.

Requerimientos

Puesto de Trabajo

Un puesto de trabajo, incluso si funciona en el propio hogar del colaborador, debe cumplir con unas serie especificaciones con el fin de generar un ambiente adecuado para que la persona pueda ejecutar correctamente su trabajo. Algunos de los parámetros más importantes a tener en cuenta son los siguientes:

Iluminación (La iluminación de la pantalla debe estar entre los 200-400 lux, aunque si se realizan tareas de lectura y escritura debe estar más iluminada).
Equipamiento técnico apropiado (La pantalla del ordenador debe estar colocada enfrente de la persona de manera que la cabeza quede recta y no forcemos la columna hacia abajo o hacia arriba. La distancia entre el ojo y la pantalla en ningún caso debe ser inferior a 45 cm ni superior a 80 cm).
Mesa de trabajo adecuada (Debe medir como mínimo 90 cm x 120 cm y su altura debe ser de 75 cm).
Silla cómoda y ajustada según la fisionomía de la persona (Debe tener 5 puntos de apoyo, el asiento y el espaldar deben ser regulables).
Sistemas de comunicación en línea (Skype, Teléfono Celular, WhatsApp, etc.).
Herramientas de Software actualizadas (Office 365, SharePoint Online, etc.).

Conexión a Internet

Se debe contar con el ancho de banda adecuado para que la persona pueda realizar sus funciones de manera remota sin ningún traumatismo. Se recomienda tener una conexión a Internet donde se aseguren condiciones óptimas en lo referente a la velocidad, la seguridad, la confiabilidad, la escalabilidad y la disponibilidad.

Servicios en la red

Aplicaciones de Control
Herramientas de trabajo en equipo y productividad personal
Sistema de videoconferencias
Mensajería instantánea
Manejo documental
Mesa de Ayuda
Servicios de acceso remoto

Mitos

“Es mejor ver a nuestros colaboradores acá en la oficina o de lo contrario vamos a perder el control”.
“Vamos a perder el contacto humano y con ello cada vez sabremos menos de nuestros colaboradores”.
“Poner a funcionar las herramientas que necesitamos para adoptar el teletrabajo será muy costoso”.
“Si no los veo entrar por esa puerta, ¿cómo voy a saber que sí están trabajando, que están cumpliendo con los horarios asignados?”.
“Si no los veo en sus respectivos puestos, ¿cómo voy a saber en qué están? ¿Quién me garantiza que no van a estar perdiendo tiempo en redes sociales?”.
“Si permitimos que accedan a nuestros recursos de manera remota, nuestra seguridad va a estar comprometida”.

Son muchos los mitos que existen actualmente con respecto al teletrabajo, los que se convierten en barreras de entrada en su adopción. Sin embargo, estos quedan totalmente sin fundamento cuando se establece un modelo de Teletrabajo integral y que considera todos y cada uno de los aspectos descritos en este artículo.

Aspectos Legales

Condiciones óptimas de trabajo: De la mano con la ARL se deben realizar visitas domiciliarias para asegurar que las personas laboren desde sus hogares en un espacio óptimo (ergonomía y posturas correctas) para la ejecución de sus tareas.
Prevención y control de accidentes de trabajo: Mediante charlas programadas y visitas domiciliarias, se deben identificar posibles riesgos (locativos y eléctricos) y se deben definir planes de prevención para la mitigación de los mismos.
Control remoto de horarios: Los horarios se asignan y se controlan siguiendo los parámetros establecidos por el CST (Código Sustantivo de Trabajo).
Control de actividades remotas: Todas las actividades realizadas son programadas y validadas en su ejecución a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y la eficiencia en el uso del tiempo.
Reglamento interno adaptado al trabajo remoto: El reglamento interno de trabajo debe incluir una sección específica enfocada en la modalidad de Teletrabajo.

Responsabilidades

Para la empresa

Al momento de la contratación, debe acordarse con claridad que herramientas requeridas para el teletrabajo proveerá la empresa y cuales el trabajador.
Entregar formalmente todas las herramientas convenidas.
Capacitar al teletrabajador en el uso de todas las herramientas, los sistemas y los servicios a los que tendrá acceso para garantizar su acceso a los recursos de la empresa.
Proveer un sistema de soporte técnico a través de la mayor cantidad de medios para que el teletrabajador pueda resolver los problemas que se puedan presentar en el uso de la tecnología que soporta el teletrabajo.
Proveer un acceso seguro y controlado a los recursos de la empresa.
Incorporar en el reglamento interno de trabajo, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en su empresa.
Definir con precisión los horarios de trabajo en los que deberá estar “presente” para el desarrollo de sus funciones.
Además de medir el cumplimiento de la ejecución de tareas concretas, definir un mecanismo de evaluación de desempeño fundamentado principalmente en la consecución de objetivos alcanzables, medibles y enmarcados en el tiempo.

Para el empleado

Cumplir cabalmente con las responsabilidades inherentes a su cargo.
Darle los cuidados necesarios a todas las herramientas provistas para el desarrollo de sus funciones.

Recomendaciones

Aunque este artículo a descrito de manera general una serie de aspectos a a tener en cuenta al momento de implementar un modelo de teletrabajo, estas son algunas recomendaciones finales:

Empezar de manera gradual.
Asesorarse en cada uno de los ámbitos necesarios (principalmente en el marco legal).
Resolver los obstáculos en la medida que surjan.
Crear toda una cultura al interior de la organización alrededor de los ideales que persigue el teletrabajo.

Conceptos

Beneficios

Retos

Requerimientos

Mitos

Aspectos Legales

Responsabilidades

Recomendaciones